How to File a Report (Espaňol)

El Sistema “Hotline” de Ética del Alamo Colleges

Como Someter un Informe

¿Que es el sistema “Hotline”de Ética del Alamo Colleges? El sistema “Hotline” de Ética del Alamo Colleges es una herramienta de divulgación comprensiva que asiste a la gerencia y empleados a trabajar juntos para averiguar y solucionar violaciones éticas. El sistema “Hotline” incluye un número telefónico libre de cargos y una pagina en el internet seguro, para reportar violaciones éticas. El confrontar las violaciones éticas desde un principio en el trabajo, ayudara a evitar los efectos morales negativos y el impacto financiero para nuestro Distrito, empleados y estudiantes.

¿Que se debe reportar? El sistema “Hotline” esta diseñado para reportar supuestas violaciones de las leyes, reglamentos o pólizas del Alamo Colleges o del Código de Conducta del Alamo Colleges. En la mayoría de los casos, estas supuestas violaciones se deben discutir con su supervisor inmediato, a menos que el supervisor este implicado en el caso. En esta instancia, se debe discutir con el supervisor al siguiente nivel, quien le aconsejara como se debe proseguir. Si se han agotado, o no existen vías administrativas para resolver el problema, o si prefiere permanecer anónimo, el sistema “Hotline” esta disponible para reportar estas supuestas violaciones. Este sistema no reemplaza el procedimiento normal de poner quejas o de hacer peticiones relacionadas con el trabajo ya que las pólizas y los procedimientos del Alamo Colleges proveen vías administrativas para la resolución de estos asuntos. No reporte estos asuntos directamente al sistema “Hotline”. El tiempo utilizado para reportar un asunto al sistema “Hotline” en ves de seguir las pólizas y procedimientos del Alamo Colleges puede resultar en una demora y poner en peligro la resolución de la queja o de la petición dentro de los límites de tiempo establecidos. Para mas información con respecto al uso del sistema “Hotline”, consulte el Manual de Ética del Alamo Colleges ("Ethics Handbook") que esta en la página internet del Alamo Colleges.

Si no esta seguro si una situación es una violación de las pólizas o del Código de Conducta del Alamo Colleges, o si no esta seguro si es ilegal, puede usar el sistema “Hotline” para obtener una clarificación. Es mejor preguntar que dejar seguir un posible problema.

NOTA: El sistema “Hotline” no se debe utilizar para reportar amenazas inmediatas a la vida, o a la propiedad. Este tipo de reportes debe ser dirigido al 911.

Como someter un informe de violación ética: Es tan fácil como 1-2-3.

1. Entre al sistema “Hotline”.

2. Haga un informe.

3. Vuelva (“Follow Up”) en los proximos seis días laborables.

El sistema esta cuidadosamente diseñado para mantener su secreto y anonimato en cada paso. Instrucciones, paso a paso, le aseguraran que usted inadvertidamente no comprometa las salvaguardas del sistema.

Paso 1:

Acceso al sistema de reporte:

Se puede hacer fácilmente utilizando cualquiera o los dos medios de comunicación:

Llamada Telefónica Sin Costo

Internet

Llame sin costo al 1-866-294-3696. Un especialista de acatamiento le ayudara a poner su informe en el sistema.

Desde cualquier computadora con acceso al Internet (hogar, biblioteca, vecino, etc.), vaya a www.ethicspoint.com y pulse en “Español”. Pulse en "Archivar o Revisar un informe", escriba Alamo Colleges en el espacio “Someta el nombre de la organización” y pulse en “Enviar”. Siga las instrucciones en la pantalla.

Paso 2:

Haga el informe:

Siga las instrucciones en la pantalla, o las del especialista y complete el informe siendo tan detallado como usted pueda.

1. Especifique que tipo de reporte quiere hacer basándose en las opciones disponibles.

2. Por favor lea o escuche cuidadosamente la información relacionada a la anonimia ("Términos y Condiciones"). Esta explica las responsabilidades de la persona que recibe el informe y las del Alamo Colleges. Esto le ayudara a no revelar su identidad durante este proceso. Pulse en "Si - Estoy de acuerdo…", o diga “De acuerdo”.

3. Ahora usted completara el informe proveyendo información relacionada con el incidente, incluyendo:
  • Quien: personas involucradas en el incidente, incluyendo sus títulos profesionales;
  • Que: diga específicamente lo que ha pasado;
  • Donde: el lugar donde el incidente se llevo acabo; y
  • Cuando: la hora y la duración del incidente.
4. Antes de someter su informe, necesita crear una contraseña. Después de someter su informe, le será asignado un código para su informe. Escriba ambos y guárdelos en un lugar seguro. Necesitara ambos cuando regrese, si desea revisar o enmendar su informe.

 

Paso 3:

Vuelva ("Follow Up") dentro de los próximos seis días laborables:

Dentro de un periodo de seis días laborables después de haber hecho el reporte de violación ética, favor de volver al sistema de “Hotline” para ver si el Distrito tiene preguntas o peticiones con respecto a su informe.

1. Vuelva a conectarse al sistema “Hotline” utilizando cualquiera de los dos medios de comunicación: línea telefónica sin costo o el internet (pulse en "Español").

 

2. Internet: pulse en "Archivar o Revisar un informe", escriba su código y contraseña en el espacio "Revisar un informe ya archivado" y pulse en "Enviar".

 

3. Línea telefónica sin costo: pida que se efectue un “Follow Up” (revisar un informe ya archivado) y provea su código y contraseña.

 

4. Ahora usted puede revisar los detalles del informe, contestar las preguntas y añadir información.

▪ Para revisar su informe, pulse en “Ver detalles del informe" o pídaselo al especialista de acatamiento.

▪ Se le informara si el Distrito tiene preguntas acerca de su informe. Responda a las preguntas oralmente o escriba sus respuestas en el recuadro para preguntas y pulse en “Enviar respuesta".

▪ Usted puede añadir información al reporte verbalmente o pulse en "Enviar nota complementaria", escriba en el recuadro "Su observación" y pulse en "Enviar nota".

5. Si usted ha convenido en participar en una “charla sobre ética" (EthicsChat sm), pulse en “Unirse al chat" a la hora especificada. Escriba sus comentarios en la parte inferior de la ventanilla y pulse en “Enviar”. Una “EthicsChat sm” es una comunicación, en tiempo real, entre usted y un/a representante del Distrito en esos casos en que el Distrito pueda necesitar que usted aclare ciertos detalles o que conteste preguntas. Como el resto del sistema “Hotline”, este componente a sido diseñado para ser confidencial y para mantener su anonimia. Si hace falta una “EthicsChat sm”, cuando usted vuelva al sistema para efectuar un "Follow Up", se le notificara una fecha y hora para volver a la “EthicsChat sm” si usted ha accedido a participar en dicha actividad.

6. Usted puede volver a revisar su reporte, contestar preguntas y añadir información.

 

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